Què és una factura? Quins tipus de factura hi ha? Què han d’incloure? Quins són els terminis d’emissió i enviament de les factures? Tota aquesta informació i més en aquesta publicació.

Saps fer una factura?

Què és una factura?

Una factura és un document que legitima i informa la prestació d’un servei o la venda d’una mercaderia, és a dir, que és un comprovant de l’operació. Aquest document ha de tenir una sèrie de requisits segons el reglament de facturació perquè sigui considerat una factura.

Quins tipus de factura existeixen?

  • Factura ordinària: Document habitual en el qual hi apareixen totes les dades fiscals d’emissor i receptor, concepte, impostos, etc.
  • Factura simplificada: És el document que substitueix a l’antic “tiquet”. S’ha d’identificar a l’emissor, però el destinatari tan sols és obligatori si aquest vol deduir-se l’IVA. A diferència de les ordinàries, no poden superar els 400€ amb IVA inclòs (en algunes activitats concretes, aquest límit passa a ser de 3.000€ (IVA inclòs). Tampoc es poden emetre per operacions d’inversió de subjecte passiu, entregues intracomunitàries o fora de la UE, ni en vendes a distància.
  • Factura rectificativa: Antigament coneguda com a “abonament”, es genera per esmenar errors de factures ja emeses.
  • Factura recapitulativa: És una factura que agrupa diferents operacions d’un mateix client en un document únic.

Factura Proforma o Prefactura: Encara que s’anomeni factura, no ho és com a tal. A efectes pràctics, equival a un pressupost, però amb validesa a efectes legals com a document acreditatiu per l’empresa.

Quines dades s’han de posar en una factura?

Si no es vol incórrer en una infracció, és imprescindible que la factura inclogui les següents dades:

  • Data de factura: Ha d’incloure la data d’emissió de la factura.
  • Número de sèrie: Ha de ser correlatiu a la data d’emissió de la factura, és a dir, que no pot haver-hi factures amb dates anteriors si ja s’han emès factures amb la data actual. Alhora, no hi pot haver salts de numeració ni poden haver-hi dues factures amb el mateix número. Les factures rectificatives han de tenir un número de sèrie diferent de les ordinàries. També es poden tenir diferents sèries, sempre que compleixin les premisses anteriors.
  • Dades fiscals de l’emissor: Nom complet, NIF i direcció fiscal (opcional dades de contacte).
  • Dades fiscals del receptor: Nom complet, NIF i direcció fiscal (opcional dades de contacte).*
  • Concepte o cos: Descripció i explicació de l’operació objecte de la factura (prestació de serveis i/o mercaderies).
  • Base Imposable: Preu total abans d’impostos.
  • Impostos i retencions: Detall de tipus d’impost (IVA, IRPF…), percentatge, quota de l’import. *
  • Total: La suma de la Base imposable més els impostos corresponents i els suplerts si n’hi haguessin.

*En les factures simplificades les dades del receptor no són obligatòries com ja s’ha comentat anteriorment, i en alguns casos no cal fer tampoc el desglossament d’IVA, sempre que s’indiqui que l’import és amb IVA inclòs.

Quant temps hi ha per emetre i enviar una factura?

  • La factura s’expedirà i enviarà en el moment de realitzar l’operació si el destinatari no és empresari o professional, és a dir, que és un client final.
  • Si la factura s’emet a una empresa o professional s’ha d’expedir la factura abans del dia 16 del mes següent a la data de l’operació.

Per saber una mica més…

  • Les factures es poden fer en qualsevol moneda, mentre que l’import de la quota de l’impost estigui expressat en €. També es poden emetre en qualsevol idioma, però l’Agencia Tributària pot exigir-ne la traducció.
  • Amb caràcter general, les factures s’han de conservar 4 anys des de la data d’emissió (tant rebudes com emeses), exceptuant les que són d’adquisició d’una inversió (mobiliari, maquinària…) d’un bé immoble (local, edifici, terreny…) que com a mínim s’han de guardar els exercicis en els quals es generi amortització més els 4 exercicis posteriors corresponents.
  • El pagament en efectiu no podrà ser igual o superior a 2.500€, si en alguna d’aquestes operacions alguna de les parts que intervé actua en qualitat d’empresari o professional. D’una factura, per exemple de 3.500€, tampoc es permet pagar 1.000€ en efectiu i l’import restant en un altre mitjà, ja que l’import global que s’ha de tenir en compte és total de l’operació.
  • També cal tenir en compte la factura electrònica o e-factura, que és una factura emesa per mitjans electrònics, i que en vàris casos és obligatori per a l’emissió de factures a l’Administració pública. Els requisits formals són els mateixos, però requereix tenir una signatura digital i altres aplicatius per a generar-la i enviar-la.

Si vol ampliar informació o fer alguna consulta no dubti a posar-se contacte amb nosaltres.